電子COEとは？メールで受け取る方法と注意点

在留資格認定証明書、いわゆるCOEは、令和5年3月17日から電子メールで受け取ることが可能になりました。海外にいる申請人へ原本を国際郵送する手間を減らせるため、配偶者ビザ、家族滞在、技人国、経営・管理などの認定申請で実務上とても便利です。

電子COEの基本

オンライン申請で在留資格認定証明書交付申請を行う際に、受領方法として「メール」を選択すると、在留資格認定証明書を電子メールで受け取ることができます。窓口申請の場合でも、事前に利用者登録を行い、付与された利用者IDを利用することで電子メールでの受領が可能とされています。

海外の本人へ転送できる

電子メールで受け取った在留資格認定証明書は、海外にいる外国人本人へ転送できます。本人はスマートフォン等で電子メールを提示して査証申請や上陸申請を行うことが可能とされています。海外郵送の時間・費用を減らせる点が大きなメリットです。

受領登録とメール管理が重要

電子COEを受け取った後は、案内に従って受領登録を行う必要があります。また、メールが届かない場合は、迷惑メール設定やドメイン受信設定を確認し、必要に応じてヘルプデスクへ問い合わせることになります。

紙のCOEとの違い

電子メールで交付される在留資格認定証明書は、写真が表示されていないことを除き、紙の在留資格認定証明書と同様の内容とされています。紙のCOEを受け取った場合でも、令和5年3月17日以降は、一定の条件のもとで写しを査証申請等に利用できる取扱いがあります。

行政書士に相談した方がよいケース

COEの受領方法をメールにするか郵送にするか迷う、海外の本人が査証申請時に不安がある、紙のCOEを受け取ったが電子化の扱いが分からない、申請後に受領方法を変更したい場合は、手続の進行状況を踏まえて確認が必要です。

よくある質問

電子COEは海外の本人に転送してよいですか？

受領した電子メールは海外に住む外国人本人へ転送でき、本人が査証申請・上陸申請で提示できると案内されています。

電子COEに写真は表示されますか？

電子メールで交付される在留資格認定証明書は、写真が表示されていないことを除き紙のCOEと同様の内容とされています。

受領方法を後から変更できますか？

申請状況によっては変更できない段階があります。変更を希望する場合は早めに申請先へ確認する必要があります。

まとめ

電子COEとは？在留資格認定証明書をメールで受け取る方法と注意点は、入管手続で迷いやすい実務テーマです。申請・届出・受取の方法は、手続の種類、申請先、オンライン申請の利用有無、在留期限、申請人の状況によって変わります。制度の概要だけで判断せず、最新の公表情報と個別事情を確認したうえで、必要に応じて専門家へ相談することが大切です。

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ご相談・お問い合わせ

入管手続や在留カードに関する手続は、申請内容、在留期限、申請人の状況によって確認すべき点が異なります。行政書士鈴木茂事務所では、在留資格申請、オンライン申請、在留カードに関する実務相談を承っております。ご不安な点がございましたら、お気軽にご相談ください。